În continuare, vom explora detaliat documentele justificative obligatorii și opționale utilizate în contabilitatea în partida simplă, precum și importanța lor în asigurarea unei gestiuni eficiente a operațiunilor financiare și economice ale unei organizații.
Responsabilitatea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului sau altor persoane însărcinate cu gestionarea entității respective.
Documentele care trebuie întocmite în cazul contabilității în partida simplă sunt următoarele:
OBLIGATORII:
a. Liste de plată: Acestea sunt întocmite de către administrator sau contabil. Pe liste de plată se împart costurile asociației conform criteriilor stabilite în Legea 230/2007 și aplicate conform Hotărârii nr. 1588/2007. Scopul este ca totalul cheltuielilor asociației pentru luna respectivă să fie egal cu totalul cotelor care trebuie achitate de proprietari.
b. Registrul de casă: În acest registru se înregistrează toate operațiunile care modifică soldul caselor (ex.: încasări, plăți, avansuri spre decontare, decontare avansuri etc.). La sfârșitul fiecărei zile, se calculează un sold de casă.
c. Registrul jurnal: Acesta este completat de către administrator și conține toate operațiunile care au loc în asociația de proprietari (ex.: încasări, plăți, primire facturi, înregistrare salarii, plată salarii, înregistrare taxe salariați, plată taxe salariați, închidere de lună etc.).
d. Registrul fondului de rulment: Administratorul completează acest registru cu toate operațiunile care afectează valoarea contribuită la fondul de rulment a fiecărui apartament (ex.: încasare fond de rulment, returnare fond de rulment). Opțional, se poate întocmi și o fișă a fondului de rulment pe asociație, care centralizează toate filele registrelor fondului de rulment, evidențiind clar valoarea contribuită de fiecare apartament și valoarea totală a fondului de rulment.
e. Registrul fondului de reparații: Acesta este completat de către administrator cu toate operațiunile care afectează valoarea efectivă a fondului de reparații a fiecărui apartament (ex.: încasare fond reparații, plăți din fondul de reparații). Pentru acest fond, opțional, pot fi întocmite două fișe suplimentare față de registru fondului de reparații: o fișă similară cu cea pentru fondul de rulment, care centralizează toate filele registrelor fondului de reparații, și o fișă care evidențiază evoluția soldului efectiv al fondului de reparații, având un sold după fiecare operație sau la sfârșit.
f. Registre pentru alte fonduri ale asociației: Acestea sunt întocmite de către administrator în aceleași condiții ca și fondul de reparații.
g. State de plată: Acestea sunt întocmite de către administrator sau contabil și se repartizează pe lista de plată, detaliind veniturile obținute de angajații asociației și taxele aferente acestora.
h. Situația elementelor de activ și pasiv: Aceasta este întocmită de către administrator sau contabil și este depusă semestrial la departamentele specializate în sprijinirea și îndrumarea asociațiilor de proprietari din cadrul consiliilor locale.
OPTIONALE:
a. Fișe de apartament: Se întocmește câte o fișă pentru fiecare apartament și conține toate operațiunile care afectează soldul apartamentelor (ex.: afișare listă de plată – cote de întreținere, afișare listă de plată – fond de rulment, încasare, returnare fond de rulment etc.). Aceste fișe sunt foarte utile în cazul în care este necesar să se prezinte proprietarilor compoziția restanțelor apartamentelor, în cazul în care acestea sunt formate din mai multe luni.
b. Fișe furnizori: Se întocmește câte o fișă pentru fiecare furnizor și conține toate operațiunile care afectează soldul furnizorului (ex.: emitere factură, plată factură). Aceste fișe oferă o imagine clară și detaliată a restanțelor la furnizori și pot fi obținute și de la furnizori, în majoritatea cazurilor acestea fiind numite fișe de client.
Aceste documente constituie instrumentele necesare pentru înregistrarea corectă și transparentă a operațiunilor financiare ale asociației de proprietari. Întocmirea și păstrarea acestor documente sunt importante pentru o gestionare eficientă și responsabilă a resurselor financiare ale asociației și pentru asigurarea unei evidențe adecvate a activității desfășurate.
Documentele justificative utilizate în contabilitate trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
- Denumirea documentului: Numele sau titlul documentului specific, cum ar fi “Factură”, “Chitanță”, “Bon fiscal”, “Contract” etc.
- Numărul documentului și data întocmirii: Fiecare document justificativ trebuie să aibă un număr unic de identificare și să fie datat cu data emiterii sau întocmirii.
- Codul de înregistrare fiscală (CIF) (când este cazul): Dacă persoana sau entitatea implicată în operațiune are un cod de înregistrare fiscală, acesta trebuie menționat pe document.
- Menționarea părților implicate: Documentul trebuie să identifice părțile care participă la efectuarea operațiunii economice sau financiare, cum ar fi numele și adresa furnizorului sau beneficiarului.
- Conținutul operațiunii economice sau financiare și temeiul legal: Documentul trebuie să descrie în mod clar natura și detalii specifice ale operațiunii efectuate, precum și referirea la temeiul legal în baza căruia a fost realizată.
- Datele cantitative și valorice: Documentul trebuie să conțină informații precise despre cantitatea și valoarea elementelor implicate în operațiunea economică sau financiară.
- Numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul: Este important ca documentul să fie semnat de către persoana responsabilă de întocmirea acestuia, pentru a atesta veridicitatea informațiilor.
- Alte elemente pentru înregistrarea completă a operațiunilor: Documentele justificative pot include și alte informații relevante pentru înregistrarea și monitorizarea corespunzătoare a operațiunilor, cum ar fi mențiuni speciale, instrucțiuni suplimentare sau orice alt detaliu necesar.
OBSERVAȚIE! Este important de menționat că în documentele financiar-contabile nu sunt admise stersături sau modificări. Orice corecție necesară trebuie efectuată în mod corespunzător prin intermediul unor documente corective sau prin emiterea unui nou document justificativ. Astfel, se asigură integritatea și transparența informațiilor înregistrate în contabilitate.
