Vine un polițist sau un lucrător de la evidența persoanelor la bloc și cere cartea de imobil. Administratorul deschide un sertar, caută prin dosare, și — uneori — nu o găsește. Sau o găsește, dar e neactualizată de câțiva ani.
Cartea de imobil nu este un document opțional. Este un registru cu bază legală clară, solicitat în controale și util în mai multe situații practice pe care administratorii le întâlnesc frecvent.
Ce este cartea de imobil — și ce nu este
Înainte de orice, o distincție esențială pe care mulți administratori o ignoră:
Cartea de imobil — document de evidență a locatarilor. Conține datele persoanelor care locuiesc în imobil și care au sau trebuie să își stabilească acolo domiciliul ori reședința. Este gestionată de responsabilul desemnat de asociație, de regulă administratorul.
Cartea tehnică a construcției — documentul tehnic al clădirii. Conține toată documentația privind proiectarea, execuția, recepția și urmărirea în timp a construcției. Este cu totul altceva.
Sunt două documente distincte, cu scopuri diferite, reglementate de legi diferite. Confuzia dintre ele apare frecvent în practică — le vom detalia pe fiecare separat. Cartea tehnică a construcției va face obiectul unui articol dedicat.
Cine are obligația să o țină
Art. 57 lit. i) din Legea 196/2018 stabilește că președintele asociației de proprietari are obligația să „întocmească și să actualizeze cartea de imobil, în conformitate cu legislația în vigoare.”
Art. 38 alin. (2) din OUG 97/2005 detaliază: cartea de imobil se întocmește și se actualizează de către o persoană anume desemnată, cu acordul acesteia, de proprietarul imobilului sau de asociația de proprietari. În cazul asociației de proprietari, responsabilul cărții de imobil este, de regulă, administratorul sau un membru al comitetului executiv al asociației.
Concret: în practica curentă, administratorul este cel care gestionează cartea de imobil. Dar responsabilitatea formală de a o institui și de a desemna responsabilul revine asociației.
Când este obligatorie
Art. 37 din OUG 97/2005 prevede că evidența locatarilor prin cartea de imobil se ține în imobilele care dispun de mai multe unități locative și care sunt destinate cazării în comun sau care servesc total ori parțial ca locuință.
Obligația privește blocurile și celelalte imobile cu mai multe unități locative care servesc total sau parțial ca locuință, indiferent dacă este sau nu constituită o asociație de proprietari. Existența asociației determină doar modul în care este desemnat responsabilul cărții de imobil.
Excepție: imobilele situate în incinta unităților militare, a sediilor misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare.
Ce date conține
Forma și conținutul cărții de imobil sunt stabilite prin HG nr. 295/2021 — Anexa nr. 8. Conform modelului aprobat, cartea de imobil conține, pentru fiecare persoană înscrisă:
- Numele de familie și prenumele — cu litere de tipar
- Actul de identitate — serie și număr
- Data mutării în imobil și felul adresei — dacă este adresă de domiciliu sau de reședință
- Domiciliul persoanei — așa cum este înscris în actul de identitate
- Data mutării din imobil
Documentul include o mențiune obligatorie privind protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR.
Când se întocmește și cum se obține
Art. 91 alin. (1) din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 295/2021 prevede că cartea de imobil se întocmește „în termen de 30 de zile de la darea în folosință a imobilului cu destinație de locuință, de regulă, pentru fiecare scară sau corp de clădire.”
Art. 96 alin. (2) din aceleași Norme metodologice: cartea de imobil se eliberează gratuit de structura competentă a Poliției Române persoanei desemnate ca responsabil. Nu se cumpără — pentru punctul concret de eliberare, responsabilul trebuie să contacteze unitatea de poliție competentă teritorial.
Cine se înscrie și când
Persoanele care locuiesc la o altă adresă decât cea înscrisă în actul de identitate au obligația ca, în termen de 15 zile de la mutare, să solicite schimbarea domiciliului sau stabilirea reședinței și să ceară înscrierea în cartea de imobil — Art. 39 alin. (1) din OUG 97/2005, în forma actualizată.
Această formulare este importantă: cartea de imobil nu este o evidență paralelă prin care o persoană poate locui permanent la o adresă fără să își reglementeze domiciliul sau reședința.
Art. 39 alin. (2): persoanele care locuiesc în imobil sunt obligate să prezinte actul de identitate responsabilului cărții de imobil, la solicitarea acestuia, pentru actualizarea documentului. Nerespectarea obligațiilor prevăzute de art. 39 constituie contravenție și se sancționează potrivit art. 43 lit. b) din OUG 97/2005.
Atribuțiile responsabilului cărții de imobil
Art. 93 din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 295/2021 detaliază ce trebuie să facă concret responsabilul:
a) Înscrierea noilor locatari — solicită actul de identitate în termen de 15 zile de la sosire și înscrie datele în carte. Pentru copiii sub 14 ani, înscrierea se face pe baza certificatului de naștere.
b) Atenționarea locatarilor cu acte de identitate expirate sau care nu au efectuat schimbarea domiciliului ori stabilirea reședinței, în vederea punerii în legalitate. Aceasta este o atribuție activă — responsabilul nu se limitează la a înscrie, ci și semnalează neregularitățile.
c) Păstrarea, actualizarea și utilizarea datelor cu respectarea legislației privind protecția datelor personale. Cartea de imobil se prezintă spre verificare exclusiv polițiștilor, lucrătorilor serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor și, după caz, lucrătorilor D.E.P.A.B.D.
d) La mutarea din imobil, responsabilul predă cartea de imobil președintelui asociației de proprietari — nu o ia cu sine.
Unde se păstrează
Art. 38 alin. (5) din OUG 97/2005: cartea de imobil se întocmește într-un singur exemplar, care se păstrează la responsabilul cărții de imobil.
Nu există obligația de a depune un exemplar la poliție sau la evidența persoanelor. Documentul se păstrează la administrator sau la persoana desemnată ca responsabil.
GDPR și cartea de imobil
Art. 38 alin. (3) din OUG 97/2005 și art. 93 lit. c) din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 295/2021 impun păstrarea, actualizarea și utilizarea datelor din cartea de imobil cu respectarea legislației privind protecția datelor. Cadrul general aplicabil este Regulamentul (UE) 2016/679 și Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR.
⚠️ Atenție — greșeală frecventă cu risc real
Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil, asociația nu poate solicita sau reține fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă ori titlurilor de proprietate. Documentele se verifică numai vizual, pentru conformitate, iar în carte se înscriu exclusiv datele prevăzute de modelul legal.
Temeiul legal: art. 93 lit. c) din Normele metodologice aprobate prin HG nr. 295/2021.
Principiul care guvernează întreaga activitate este reducerea la minimum a colectării datelor — se prelucrează doar informațiile strict necesare pentru îndeplinirea scopului prevăzut de lege.
Concret pentru administrator:
- Verifici actul de identitate vizual și înscrii datele în carte
- Nu reții și nu fotocopiezi documentul
- Datele din cartea de imobil se folosesc exclusiv în scopul evidenței locatarilor
- Nu se comunică terților fără temei legal
- Documentul se păstrează în condiții care să prevină accesul neautorizat
Greșeala frecventă
Cartea de imobil neactualizată. Foști locatari care au plecat de ani de zile figurează în continuare înscriși, iar noii locatari nu au fost niciodată trecuți.
Actualizarea nu se face automat — depinde de administrator. Soluția practică: o verificare anuală a evidenței. La orice schimbare comunicată privind persoanele care locuiesc efectiv într-un apartament — sosire, plecare, schimbarea domiciliului ori stabilirea sau încetarea reședinței — se verifică necesitatea actualizării cărții de imobil.
Sancțiuni
Art. 43 lit. a) din OUG 97/2005 prevede amendă de la 25 lei la 50 lei pentru nerespectarea obligației responsabilului de a prezenta cartea de imobil la cererea organelor abilitate sau de a înscrie persoanele pe baza actului de identitate.
Art. 43 lit. b) prevede amendă de la 500 lei la 1.000 lei pentru nerespectarea de către locatari a obligațiilor prevăzute de art. 39 — inclusiv neprezentarea actului de identitate responsabilului la solicitarea acestuia sau nesolicitarea înscrierii în termenul de 15 zile de la mutare.
Acest articol are caracter informativ. Verificați întotdeauna versiunea actualizată a legislației pe legislatie.just.ro înainte de a acționa.
Baza legislativă
- OUG nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, republicată, cu modificările și completările ulterioare — art. 37, 38, 39, 40, 43, 48
- Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor — art. 57 lit. i)
- HG nr. 295/2021 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor OUG nr. 97/2005, cu modificările și completările ulterioare — Normele metodologice art. 90–96, Anexa nr. 8
- Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR
- Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679
