Administrarea eficientă a unei asociații de proprietari presupune organizare, rigurozitate și o bună planificare lunară. Pentru a evita greșeli, întârzieri sau sancțiuni, am pregătit un checklist lunar esențial pentru administratori, fie că sunt persoane fizice autorizate, angajați ai unei firme de administrare sau membri din cadrul asociației.
1. Verificarea și gestionarea facturilor
De făcut: între 1–10 ale luni
- ✅ Descarcă toate facturile emise de furnizori (apă, electricitate, gaz, salubritate etc.
- ✅ Verifică datele de facturare și consumul: compară cu citirile reale (unde e cazul)
- ✅ Introdu facturile în programul de evidență contabilă
- ✅ Verifică termenele scadente și pregătește plățile
- ✅ Dacă se folosește e-Factura (obligatoriu din iulie 2025): descarca din ASOPRO online sau verifică în SPV și descarcă fișierele XML/PDF
2. Întocmirea listelor de plată pentru proprietari
De făcut: în prima jumătate a lunii
- ✅ Introdu toate cheltuielile în sistem (manual sau automat prin software)
- ✅ Asigură-te că toate apartamentele sunt actualizate (număr persoane, suprafețe, consumuri)
- ✅ Calculează penalizările pentru întârzieri (dacă se aplică)
- ✅ Tipărește listele de întreținere și afișează-le la avizier
- ✅ Trimite și în format digital (email/WhatsApp) unde este posibil
3. Verificarea documentelor legale
De făcut: o dată pe lună, preferabil la final
- ✅ Verifică registrul de casă și registrul jurnal – completează dacă e cazul
- ✅ Arhivează chitanțele, ordinele de plată, extrasele bancare
- ✅ Păstrează o copie a documentelor în format digital (Google Drive/Dropbox/USB)
- ✅ Asigură-te că soldul din casierie este sub 1.000 lei (evită probleme la control)
4. Verificarea și actualizarea contractelor cu prestatorii
De făcut: lunar sau trimestrial (după necesitate)
- ✅ Asigură-te că toți prestatorii au contracte semnate în vigoare (lift, curățenie, deratizare, etc.)
- ✅ Verifică termenele de reînnoire și dacă există notificări de prețuri noi
- ✅ Păstrează dovezile de prestare a serviciilor (procese verbale, rapoarte, facturi)
- ✅ Comunică cu prestatorii dacă sunt nereguli sau reclamații
5. Comunicarea cu locatarii și comitetul executiv
De făcut: pe tot parcursul lunii
- ✅ Răspunde la solicitări și sesizări (ideal în 48h)
- ✅ Ține legătura cu președintele, comitetul, cenzorul
- ✅ Trimite informări în scris pentru ședințe, intervenții, avarii etc.
- ✅ Programează o ședință lunară (dacă este posibil) pentru transparență
6. Supravegherea stării tehnice a imobilului
De făcut: la final de lună
- ✅ Verifică vizual starea instalațiilor (canalizare, hidrofoare, lift, interfon etc.)
- ✅ Notează eventualele probleme pentru programarea intervențiilor
- ✅ Păstrează o fișă cu intervențiile făcute și costurile asociate
BONUS: checklist descărcabil
Poți descărca aici o versiune printabilă a acestui checklist pentru a o folosi lunar. Ideal de păstrat într-un dosar cu activități sau de completat digital în Excel.
