Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi.

            Contabilitatea este o activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, astfel, contabilitatea trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara.

            Potrivit articolului art.3 din LEGEA nr. 82/1991 din 24 decembrie 1991,  contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Totodata,  in baza acestei legi, asociatiile de proprietari au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, in partida dubla sau in partida simpla, prin optiune, potrivit hotararii adunarii generale a asociatiei de proprietari.

           Asociatiile de proprietari care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida simpla  trebuie sa depuna la departamentele specializate in sprijinirea si indrumarea asociatiilor de proprietari din cadrul consiliului locale situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv, pana la data de 1 martie situatia existenta la 31 decembrie anul precedent si pana la 1 septembrie situatia de la data de 30 iunie.  Asociatiile de proprietari care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida dubla vor depune bilant contabil, conform prevederilor legale. ( Art. 21 din 230/ 2007)

         Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.

                     Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut in prezentele norme metodologice, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

          In cazul in care  asociatiile de proprietari angajeaza un casier, acesta raspunde de efectuarea operatiunilor de incasari si plati in numerar, cu respectarea prevederilor regulamentului operatiunilor de casa. De asemenea, la asociatiile de proprietari care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida simpla, administratorii de imobile pot cumula si functia de casier.  Pentru incasarile in numerar, asociatia de proprietari are obligatia sa emita chitante care vor cuprinde obligatoriu urmatoarele date: numarul de ordine, in baza unei serii, care identifica chitanta in mod unic; data emiterii facturii; denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare fiscala ale asociatiei de proprietari pentru care se emite chitanta.

Documentele ce trebuiesc intocmite in cazul contabilitatii in partida simpla sunt urmatoarele:

       OBLIGATORII:

a. Liste de plata– se intocmesc de catre administrator sau contabil. Pe listele de plata se impart costurile asociatiei conform criteriilor stabilite in legea 230/2007 aplicata conform hotararii numarul 1588/2007 astfel incat totalul cheltuielilor asociatiei pentru luna afisata sa fie egal cu totalul cotelor ce urmeaza a fi achitate de catre proprietari.

b. Registrul de casa- In acest registru se trec toate operatiunile care modifica soldul casei (ex.: incasari, plati, avansuri spre decontare, decontare avansuri, etc.) iar la fiecare sfarsit de zi se calculeaza un soldul de casa.

c. Registrul jurnal-se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care se fac in asociatia de proprietari (ex.: incasari, plati, primire facturi, inregistrare salarii, plata salarii, inregistrare taxe salariati, plata taxe salariati, inchidere de luna, etc.).

d. Registrul fondului de rulment – se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care afecteaza valoarea contribuita la fondul de rulment a fiecarui apartament(ex.: incasare fond de rulment, returnare fond de rulment). Optional se poate intocmi si o fisa a fondului de rulment pe asociatie, care centralizeaza toate filele registrului fondului de rulment, din care sa reiasa clar valoarea contribuita de fiecare apartament la fondul de rulment si valoarea totala a fondului de rulment.

e. Registrul fondului de reparatii– se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care afecteaza valoarea efectiva a fondului de reparatii a fiecarui apartament (ex.: incasare fond reparatii, plati din fondul de reparatii). In cazul acestui fond se pot intocmi, optional, doua fise suplimentare fata de registrul fondului de reparatii, o fisa similara cu cea pentru fondul de rulment, care centralizeaza toate filele registrului fondului de reparatii si o fisa care evidentiaza evolutia soldului efectiv al fondului de reparatii, fisa care are un sold dupa fiecare operatie sau la sfarsit.

f. Registre pentru alte fonduri ale asociatiei – intocmite de catre administrator exact in aceleasi conditii ca ale fondului de reparatii

g. State de plata-se intocmesc de catre administrator sau contabil, se repartzeaza pe lista de plata si detaliaza veniturile obtinute de catre angajatii asociatiei si taxele aferente acestora.

h. Situatia elemenelor de activ si pasiv– se intocmeste de catre administrator sau contabil si se depune semestrial la departamentele specializate în sprijinirea si indrumarea asociaţiilor de proprietari din cadrul consiliilor locale.

     OPTIONALE:

a. Fise de apartament– se intocmeste cate o fisa pentru fiecare apartament si contine toate operatiunile care afecteaza soldul apartamentelor (ex.: afisare lista de plata – cote de intretinere, afisare lista de plata – fond de rulment, incasare, returnare fond de rulment, etc.). Aceste fise sunt foarte utile in cazul in care este nevoie sa le prezentati proprietarilor din ce se compun restantele apartamentelor in cazul in care acestea sunt compuse din mai multe luni.

b. Fise furnizori –se intocmeste cate o fisa pentru fiecare furnizor si contine toate operatiunile care afecteaza soldul furnziorului (ex.: emitere factura, plata factura). Aceste fise arata o situatie clara si defalcata a restantelor la furnizori si poate fi si obtinuta de la furnizor, in majoritatea cazurilor acestia o numesc fisa de client.

Administrarea financiara consta in gestionarea valorilor banesti si este compusa din:

– Incasarea de la proprietari a cotelor de intretinere si a fondurilor stabilite, in casieria asociatiei cu bani cash, operatiune pentru care administratorul sau casierul emite chitante sau direct in contul bancar, operatiune care apare in extrasul de cont al asociatiei.

– Urmarirea restantelor si somarea proprietarilor care intarzie plata cotelor de intretinere si a fondurilor.

– Plata utilitatilor, a salariilor, a taxelor si a cheltuielilor ocazionale; acestea pot fi facute cash sau direct din contul bancar al asociatiei.

– Urmarirea restantelor la furnziori si gestionarea platilor astfel incat sa fie evitate depasirile termenelor de plata ale facturilor si calcularea de penalizari.

      Anual, comitetul executiv trebuie sa intocmeasca proiectului bugetului de venituri si cheltuieli si sa il aprobe in Adunarea Generala. De asemenea, cenzorul verifica executia bugetului de venituri si cheltuieli si gestiunea financiar-contabila.

1.1.Contabilitatea in partida simpla

    Contabilitatea in partida simpla reprezinta ansamblul registrelor si documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidenţierea in contabilitate, în mod cronologic si sistematic, a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza formularele financiar-contabile prevazute in prezentele reglementari sau numai o parte din acestea, in funcţie de elementele specifice activitatii desfasurate, astfel incat acestea sa permita determinarea informaţiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislaţia in vigoare.

     Potrivit Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, in functie de necesitati, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar-contabile. In acest caz, elementele referitoare la conturi, debit, credit, semnaturi de aprobare, avizare, precum si alte elemente similare, nu se completeaza.

        Particularitati privind contabilitatea in partida simpla si documentele financiar-contabile:(OMFP 170/2015 – –Reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă):

-Contabilitatea in partida simpla se ţine in limba romana si in moneda nationala.

-Orice operatiune economico-financiara se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza evidentierii in contabilitatea in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

-Documentele justificative care se evidenţiaza in contabilitatea in partida simpla angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit.

              Documentele justificative trebuie sa cuprinda următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– numarul documentului si data intocmirii acestuia;

– codul de inregistrare fiscala (cand este cazul);

– mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare

– continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

– datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

– numele, prenumele si semnatura persoanei care a intocmit documentul, dupa caz;

– alte elemente menite sa asigure consemnarea completă a operatiunilor efectuate.

OBSERVATIE! In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi sau modificari!

       Arhivarea si pastrarea documentelor financiar-contabile: (conform ORDIN nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea in partida simpla): Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla, de exemplu administratorii, au obligaţia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate si documentele justificative care au stat la baza evidentierii operaţiunilor economico-financiare in contabilitatea in partida simpla.

        Termenul de pastrare a Registrului-jurnal de încasari si plati si a Registrului-inventar este de 10 ani.

      Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla se pastreaza pe o perioada de 5 ani, cu excepţia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.

        Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea următoarelor reguli:

– documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza;

– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea;

-dosarele continand documente financiar-contabile se pastrează in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.